یکی از اهداف بزرگ دولت‌ها، سازمان‌ها، ادارات و به نوعی سایر نهادهای موجود در جامعه رسیدن به بهره‌وری بیشتر و استفاده حداکثری از زمان است. انسان، به عنوان کوچک‌ترین عضو اجتماع از نقشی کلیدی در دستیابی به این هدف برخوردار است؛ بنابراین اگر بتوانیم بهره‌وری افراد را زیاد کنیم و اهمیت به وقت و استفاده درست از آن را به فرهنگ اجتماعمان تبدیل کنیم به جرئت می‌توان گفت گامی بلند در جهت سعادت ملی برداشته‌ایم.

همین که این مقاله را می‌خوانید به خوبی گویای این مطلب است که به دنبال موفقیت هستید و شاید هم انسانی موفقید که به دنبال ایجاد تغییرات بزرگ‌تر در زندگی خود و دیگران است. همان‌طور که می‌دانید افراد عادی همیشه تمایل دارند که خود تمام کارها را تجربه کنند ولی افراد پیروز سعی می‌کنند از تجربه افراد دیگر بهره‌برداری کرده تا بدین طریق هم در وقت خود صرفه‌جویی کرده باشند و هم از تجربه دیگران برای رسیدن به اهدافشان استفاده کنند؛ بنابراین مطالعه تاریخ به عنوان منبعی ناب از سرگذشت‌ها و تجربیات می‌تواند راه گشای افراد جویای موفقیت و تشنه ی فراگیری باشد.

افراد زیادی در طول تاریخ بوده‌اند که زندگی آن‌ها حاوی نکات مفید زیادی ست که می‌تواند راهنمای ما برای رسیدن به موفقیت و سربلندی در تمام جوانب زندگی‌مان باشد.

یک از این افراد که در تمام طول عمر خود توانست بهترین استفاده را از زندگی و فرصت‌های پیش روی خود کند کسی نیست جزء سی و چهارمین رئیس‌جمهور ایالات متحده، دوایت آیزنهاور.

دوایت آیزنهاور که دو دوره ی پیاپی در بین سال‌های ۱۹۵۳ تا ۱۹۶۱ رئیس‌جمهور ایالات متحده بود موفق شد در طی دوران ریاست جمهوری خود کارهای بزرگی از قبیل توسعه سیستم بزرگ‌راه بین ایالتی، تأسیس اینترنت، تأسیس سازمان اکتشافات فضایی (ناسا) و استفاده صلح‌آمیز از انرژی‌های جایگزین (انرژی اتمی) را به انجام برساند.

دوایت آیزنهاور قبل از اینکه به مقام ریاست جمهوری برسد، به عنوان یک ژنرال پنج ستاره در ارتش ایالات متحده خدمت می‌کرد، در زمان جنگ جهانی دوم فرمانده عالی نیروهای متفقین در اروپا بود و مسئول برنامه‌ریزی و اجرای عملیات در آفریقا، فرانسه و آلمان نیز بود.

از دیگر مسئولیت‌های که این فرد در طول دوران خدمت خود عهده‌دار بود می‌توان به ریاست دانشگاه کلمبیا اشاره کرد. آیزنهاور اولین فرمانده عالی ناتو نیز به حساب می‌آید. جالب است که با تمام مسئولیت‌های سنگینی که بر دوش او بود همیشه وقتی را به سرگرمی‌های مورد علاقه‌اش مانند گلف و نقاشی رنگ و روغن اختصاص می‌داد.

دوایت آیزنهاور توانایی فوق‌العاده‌ای برای حفظ بهره‌وری خود نه برای ماه‌ها یا سال‌ها بلکه برای چند دهه داشت؛ و جای تعجب هم نیست که امروزه افراد زیادی در سراسر دنیا روش‌های او را در مدیریت زمان، مدیریت کارها و بهره‌وری مطالعه می‌کنند و نکته‌های مفید موجود در این روش‌ها را برای هزاران نفر آموزش می‌دهند.

استراتژی معروف بهره‌وری او به عنوان ” جعبه آیزنهاور ” شناخته می‌شود که ابزاری ساده برای تصمیم‌گیری ست که شما می‌توانید بعد از خواندن این مقاله با آن آشنا شده و در ادامه زندگی خود از آن استفاده کنید. اگر می‌خواهید بدانید که چطور می‌توانید بهره‌وری خود را افزایش دهید و سازوکار این جعبه جادویی به چه نحو است ادامه مقاله را بخوانید.

جعبه آیزنهاور: چطور بهرهوری خود را افزایش دهیم.

استراتژی آیزنهاور برای اقدام و سازمان‌دهی کارها و وظایف بسیار ساده و روشن است. با استفاده از ماتریس تصمیم‌گیری او، قادر خواهید بود فعالیت‌ها و کارهای خود را بر اساس چهار احتمال از یکدیگر تفکیک کنید.

ضروری و مهم (کارهایی که باید فوراً انجام دهید.)

مهم اما غیرضروری (کارهایی که می‌توانید به بعد موکول کنید.)

ضروری، اما غیر مهم (کارهایی که می‌توانید به فرد دیگری واگذار کنید.)

غیرضروری، غیر مهم (کارهایی که باید حذفشان کنید.)

نکته جالب درباره این ماتریس این است که شما می‌توانید از آن هم برای برنامه‌های گسترده (این هفته چطور می‌توانم از وقتم بیشترین استفاده را ببرم؟) و هم برای برنامه‌های کوچک‌تر، کارهای روزانه (امروز چه کارهایی را باید انجام دهم؟) استفاده کنید.

در تصویر زیر می‌توانید نحوه استفاده من از ” جعبه آیزنهاور ” را برای کارهای روزمره مشاهده کنید.

جعبه آیزنهاورماتریس آیزنهاور به صورت گسترده ای در سراسر جهان برای مدیریت زمان و کارها استفاده می شود. خبر خوب اینکه با مراجعه به این وب سایت ” Eisenhower.me ” می توانید اپلیکیشن این ماتریس را دانلود و بر روی تلفن همراه خود نصب کنید تا هر زمان نیاز به تصمیم گیری درباره کاری خاص داشتید بلافاصله آن را اجرا و از این ماتریس کاربردی استفاده کنید.

تفاوت بین کارهای ضروری و مهم

آنچه که مهم است به ندرت ضروری ست و آنچه که ضروری ست به ندرت مهم. ” دوایت آیزنهاور “

وظایف ضروری کارهایی ست که شما احساس می‌کنید باید نسبت به آن‌ها عکس‌العملی نشان دهید: ایمیل‌ها، تماس‌های تلفنی، پیام‌ها، داستان‌های خبری. در حالی که به گفته برت مک کی، ” وظایف و کارهای مهم چیزهای هستند که در درازمدت به مأموریت، ارزش‌ها و اهداف ما کمک می‌کنند “.

جداسازی این تفاوت‌ها برای یک بار بسیار آسان است اما اگر بخواهید به طور مدام از آن‌ها استفاده کنید شاید کمی دشوار باشد. از آنجا که این روش چارچوبی روشن و محکم برای تصمیم‌گیری‌های پی‌درپی در اختیار انسان قرار می‌دهد به شدت به آن علاقه‌مندم؛ و مانند تمام چیزهای دیگر در زندگی، تداوم و پایداری بخش سخت این قصه ست.

برای استفاده هر چه بیشتر از این جعبه بهتر است نکات زیر را به خاطر بسپارید.

حذف قبل از بهینهسازی.

سریع‌ترین راه برای انجام یک کار – خواه انجام بازی کامپیوتری باشد یا قرار ملاقات با یک شخص، این است که آن را به طور کلی از برنامه خود حذف کنیم. سریع‌ترین راه برای انجام یک کار این است که اصلاً آن را انجام ندهیم. این توصیه‌ای برای تنبل شدن نیست، بلکه پیشنهادی برای شماست تا خود را مجبور کنید تمام کارهایی را که هیچ کمکی به مأموریت، اهداف و ارزش‌های شما نمی‌کنند را به کلی از برنامه خود حذف کنید.

خیلی وقت‌ها ما از مدیریت زمان، بهره‌وری و مطالبی از این قبیل به عنوان بهانه‌ای برای فرار از این پرسش که ” آیا واقعاً نیاز است این کار را انجام بدم؟ ” استفاده می‌کنیم. اکثر افراد ترجیح می‌دهند در خواب غفلت باقی بمانند ولی هیچ‌گاه کاری را که به آن عادت کرده‌اند، انجام آن برایشان ساده است و هیچ سودی در درازمدت برای پیشرفت و موفقیت آن‌ها ندارد را حذف نکنند.

تیم فریس جمله ی زیبایی درباره این افراد دارد: ” مشغولیت نوعی از تنبلی ست – تفکر تنبل و عمل بی‌رویه.”

از زمانی که شروع به استفاده از ” جعبه آیزنهاور ” کرده‌ام زندگی‌ام دستخوش تغییرات مفیدی شده است زیرا همیشه خودم را وادار می‌کنم که به این سؤال که آیا انجام این کار ضروری ست پاسخ دهم. به خودم قول داده‌ام به جای اینکه از روی بی‌فکری کارهای بی فایده را تکرار کنم آن‌ها را مستقیماً به قسمت ” پاک کن ” منتقل کنم. اگر خوب دقت کنید متوجه خواهید شد زمانی که تمام کارهایی را که هیچ سودی برای آینده‌تان ندارند و فقط زمان شما را تلف می‌کنند و به نوعی قاتل بهره‌وری شما هستند را حذف کنید، دیگر نیازی به هیچ نکته یا روشی برای افزایش بهره‌وری خود و استفاده هر چه بیشتر از زمانتان نخواهید داشت.

شاید از خودتان بپرسید که آیا این روش می تواند به من در رسیدن به اهدافم کمک کند؟

تا زمانی که ندانید در زندگی به چه می‌خواهید برسید نمی‌توانید فعالیت‌هایی را که زمان شما را از بین می‌برند و مانعی بزرگ در برابر پیشرفتتان هستند را شناسایی و حذف کنید. برای رسیدن به تمام اهداف خود در زندگی تنها باید به دو پرسش زیر پاسخ دهید:

در حال تلاش برای دستیابی به چه چیزی هستم؟

ارزش‌های بنیادینی که زندگی من را هدایت می‌کنند چه هستند؟

پاسخ به این دو سؤال، کارهای مهم، ضروری، غیر مهم و غیرضروری زندگی شما را به خوبی مشخص می‌کند؛ و با استفاده از این دو پرسش به راحتی می‌توانید کارهایی را که باید انجام دهید و کارهایی را که باید حذف کنید را از یکدیگر متمایز کنید.

” جعبه آیزنهاور ” روش کاملی نیست، اما مطمئناً می‌تواند ابزار تصمیم‌گیری خوب و مناسبی برای افزایش بهره‌وری و حذف کارهایی باشد که انرژی شما را هدر می‌دهند، وقت شما را تلف می‌کنند و برای دستیابی به اهدافتان مضرند.

با استفاده  از استراتژی مفید دوایت آیزنهاور توانسته‌ام کارهای غیرمفید را حذف و از این طریق وقت بیشتری برای کارهای مهم خودم فراهم کنم. برای من که عالی جواب داده، امیدوارم برای شما نیز مفید باشد.

نظر شما درباره ” جعبه آیزنهاور ” چیست؟ شما از چه روش‌هایی برای افزایش بهره‌وری و مدیریت زمانتان استفاده می‌کنید؟

لطفاً نظرات و تجربیات خود را با ما به اشتراک بگذارید.